Lösungen / Prozessautomatisierung & Integration
Systeme verbinden. Übergaben automatisieren. Doppelpflege beseitigen.
Nicht jeder Engpass braucht ein neues System. Oft liegt der Hebel in sauberen Schnittstellen, automatisierten Übergaben und klaren Datenflüssen zwischen den Tools, die bereits im Einsatz sind.
Wenn der Betrieb an Systemgrenzen verliert
In den meisten Unternehmen sind die einzelnen Systeme nicht das Problem. Das Problem sind die Lücken dazwischen:
- Doppelpflege: Dieselben Daten werden in ERP, CRM und DMS separat eingetragen und aktualisiert.
- Manuelle Übergaben: Informationen wandern per E-Mail, Telefon oder Excel von einem Team ins nächste.
- Fehlende Schnittstellen: Systeme, die zusammenarbeiten müssten, kennen einander nicht.
- Export-Import-Routinen: Datenabgleich per CSV-Export gehört zum Tagesgeschäft.
- Freigaben und Statusupdates: Genehmigungen, Benachrichtigungen oder Weiterleitungen laufen manuell.
- Fehler durch Medienbrüche: Informationsverlust zwischen Systemen fällt erst auf, wenn er Kosten verursacht.
Das kostet nicht nur Zeit. Es kostet Zuverlässigkeit, Transparenz und oft auch Kundenvertrauen.
Was wir automatisieren und integrieren
Wir arbeiten mit dem, was da ist. Kein Systemwechsel nötig.
Daten zwischen Systemen synchronisieren
ERP, CRM, DMS, Shop oder Fachsystem — wir sorgen dafür, dass Änderungen in einem System automatisch in den anderen ankommen. Ohne manuellen Export, ohne Zeitverzug.
Eingehende Anfragen klassifizieren und weiterleiten
Ob E-Mail, Formular oder Ticket: Anfragen werden automatisch erkannt, kategorisiert und ans richtige Team weitergeleitet — inklusive aller relevanten Informationen.
Freigaben und Benachrichtigungen automatisieren
Genehmigungsprozesse, Statusänderungen und Eskalationen laufen regelbasiert — ohne dass jemand daran denken muss.
Excel-Zwischenschritte eliminieren
Wo heute eine Excel-Datei als Brücke zwischen zwei Systemen dient, bauen wir eine direkte Verbindung.
Dokumente oder Aufträge in Folgeschritte überführen
Vom Auftragseingang über die Disposition bis zur Rechnungsstellung: Schritte, die heute manuell angestoßen werden, laufen automatisch weiter.
Typische Ausgangslagen
Handelsunternehmen, 60 Mitarbeitende
Bestellungen aus dem Onlineshop werden manuell ins ERP übertragen. Lagerbestände stimmen erst nach dem nächsten CSV-Import. Retouren werden in einer separaten Excel-Tabelle verwaltet.
Technischer Dienstleister, 35 Mitarbeitende
Serviceanfragen kommen per E-Mail, Telefon und Kundenportal. Die Zuteilung an Techniker läuft über Outlook-Kalender und Rücksprache. Statusupdates an Kunden werden manuell geschrieben.
Fertigungsbetrieb, 120 Mitarbeitende
Produktionsdaten aus der Maschinensteuerung werden händisch in ein separates Qualitätssystem eingetragen. Abweichungen werden per E-Mail an den Schichtleiter gemeldet.
Wann Automatisierung reicht — und wann ein eigenes System sinnvoller wird
Automatisierung und Integration reichen, wenn:
- Die bestehenden Systeme den Kernprozess grundsätzlich abbilden
- Das Problem primär in der Verbindung zwischen Systemen liegt
- APIs oder Datenbank-Zugänge vorhanden oder nachrüstbar sind
- Die Prozesslogik stabil und klar definiert ist
Ein eigenes System wird sinnvoller, wenn:
- Kein bestehendes Tool den Kernprozess auch nur annähernd abbildet
- Die Fachlogik zu komplex für reine Datenverbindungen ist
- Mehrere Abteilungen auf derselben Datenbasis arbeiten müssen
- Compliance- oder Auditanforderungen eine durchgängige Lösung erfordern
Wir beraten Sie ehrlich darüber, welcher Ansatz in Ihrer Situation der richtige ist — auch wenn das bedeutet, dass wir von Automatisierung abraten.
Wie ein Projekt bei uns startet
Erstgespräch (30 Min, kostenlos)
Wir klären gemeinsam, wo der operative Engpass liegt, welche Systeme beteiligt sind und ob Automatisierung der richtige Ansatz ist.
Analyse
Wir sichten die beteiligten Systeme, Schnittstellen und Datenflüsse. Am Ende steht eine klare Einschätzung: Was ist machbar, was kostet es, wie lange dauert es.
Umsetzung
Iterative Entwicklung mit regelmäßigen Zwischenständen. Kein großer Knall am Ende, sondern sichtbarer Fortschritt.
Was Sie im Erstgespräch mitnehmen
- Eine erste Einschätzung, ob Automatisierung in Ihrer Situation sinnvoll ist
- Klarheit darüber, welche Systeme und Schnittstellen beteiligt wären
- Eine grobe Vorstellung von Aufwand und Zeitrahmen
- Eine ehrliche Antwort, wenn wir nicht der richtige Partner sind
Häufige Fragen
Müssen wir unsere Systeme wechseln?
Nein. Wir arbeiten mit den Systemen, die im Einsatz sind. Ziel ist es, bestehende Tools besser zu verbinden — nicht, alles neu aufzubauen.
Welche Systeme könnt ihr anbinden?
Die meisten gängigen Systeme: SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce, HubSpot, DATEV, lexoffice, Shopify, WooCommerce, diverse DMS- und Branchenlösungen. Entscheidend ist, ob eine API oder ein Datenbank-Zugang vorhanden ist. Das klären wir im Erstgespräch.
Was kostet ein Automatisierungsprojekt?
Das hängt von Umfang und Komplexität ab. Kleine Integrationen zwischen zwei Systemen starten im niedrigen fünfstelligen Bereich. Im Erstgespräch geben wir Ihnen eine erste Einschätzung.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Typische Projekte laufen zwischen 4 und 12 Wochen. Erste sichtbare Ergebnisse gibt es oft nach wenigen Wochen.
Was passiert, wenn die Anforderungen sich ändern?
Wir arbeiten iterativ. Änderungen während der Umsetzung sind normal und eingeplant.
Was, wenn Automatisierung nicht der richtige Ansatz ist?
Dann sagen wir Ihnen das. Im Erstgespräch klären wir ehrlich, ob Integration reicht oder ob ein anderer Weg sinnvoller wäre.
Manuelle Übergaben, die Sie jeden Tag Zeit kosten?
Schildern Sie uns Ihre Ausgangslage — wir sagen Ihnen, wo der Hebel liegt.
Auch wenn Ihr Vorhaben nicht exakt in diese Beispiele fällt — wir entwickeln individuelle Lösungen auch außerhalb dieser Schwerpunkte. Sprechen Sie mit uns →