KI im Unternehmen: mit einer konkreten Aufgabe starten.

Beschreiben Sie das gewünschte Ergebnis.

„Wir möchten KI einsetzen“ ist noch kein Arbeitsauftrag. Konkreter wird es, wenn Sie die Aufgabe benennen: Informationen aus Dokumenten aufbereiten, einen Antwortentwurf vorbereiten oder vorhandene Inhalte in ein weiteres Format überführen.

Zu dieser Beschreibung gehören die späteren Nutzer und die Folgen eines Fehlers. Ein intern geprüfter Entwurf stellt andere Anforderungen als eine Ausgabe, die ohne Kontrolle veröffentlicht werden soll.

Eine illustrative Entscheidungssituation ist die Sichtung eingehender Dokumente: Benötigte Angaben wie Vorgangsnummer, Termin und Positionen werden vorgeschlagen und zusammen mit der jeweiligen Fundstelle zur fachlichen Prüfung angezeigt. Ziel ist eine nachvollziehbare Vorbereitung der Bearbeitung, nicht eine ungeprüfte automatische Freigabe.

Prüfen Sie mehr als das beste Beispiel.

Für einen ersten Test sind repräsentative Eingaben wichtiger als eine große Funktionsliste. Berücksichtigen Sie unvollständige Inhalte, unterschiedliche Formulierungen und Fälle, in denen die KI keine belastbare Antwort geben kann.

Bewertet wird nicht nur, ob eine Antwort gut klingt. Entscheidend sind fachliche Richtigkeit, Vollständigkeit, Verwendbarkeit und ein angemessener Umgang mit Unsicherheit. Dafür braucht es jemanden, der die Aufgabe fachlich beurteilen kann.

Zur Dokumentensichtung gehören deshalb auch schlecht lesbare Scans, fehlende Seiten, widersprüchliche Datumsangaben und mehrere mögliche Vorgangsnummern. Fehlende oder mehrdeutige Angaben dürfen nicht durch plausible Erfindungen ersetzt werden. Solche Fälle bleiben ausdrücklich offen und gehen an eine zuständige Person; ebenso Dokumente, deren Aufbau nicht zum vereinbarten Umfang passt.

Planen Sie den Weg vor und nach der KI.

Woher stammen die Daten? Dürfen sie verarbeitet werden? Wo erscheint das Ergebnis, wer prüft es und was geschieht danach? Diese Fragen bestimmen, ob ein KI-Schritt tatsächlich Teil der täglichen Arbeit werden kann.

Manche Schritte bleiben bewusst regelbasiert. Andere werden von Menschen entschieden. Eine sinnvolle Lösung muss nicht möglichst viel automatisieren, sondern einen klaren Beitrag zur Aufgabe leisten.

Im Beispiel prüft der Fachbereich die vorgeschlagenen Werte gegen das Original und korrigiert sie bei Bedarf. Erst die freigegebenen Angaben werden an den nächsten Arbeitsschritt übergeben. Ein technischer Ausfall darf diese Prüfung nicht überspringen: Das Dokument bleibt erkennbar unbearbeitet und kann über den vereinbarten Ersatzweg bearbeitet werden.

Begrenzt beginnen und anhand der Ergebnisse entscheiden.

Ein abgegrenzter erster Umfang ermöglicht eine konkrete Prüfung. Erst wenn Qualität und Einbindung zur Aufgabe passen, lässt sich beurteilen, ob eine Ausweitung sinnvoll ist. Ein technisch möglicher Einsatz ist allein noch kein Grund dafür.